Categorías de gastos deducibles para tu PYME (lista completa 2026)

Cada dólar que gastas en tu negocio y no reportas en el tax return, es un dólar sobre el que igual pagas impuestos como si fuera profit. En federal + state + self-employment tax, eso se traduce en perder entre 30 y 45 centavos por cada dólar no deducido. Multiplicalo por un año de recibos que se quedaron en un cajón y estamos hablando de miles.

El problema no es que la gente no quiera deducir — es que no sabe qué categoría corresponde a qué gasto, y por miedo a errar termina no reportando nada. Esta guía te da el mapa: las 20 categorías oficiales del Schedule C del IRS con ejemplos reales de qué va en cada una.

Las 20 categorías del Schedule C

Línea 8 · Advertising (Publicidad)

Todo lo que pagas para atraer clientes. Ejemplos: Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads, diseño gráfico para posts, video de un promo, cartel exterior del local, folletos, tarjetas de presentación, patrocinio de un evento comunitario, tu foto profesional para LinkedIn si eres freelance.

Línea 9 · Car and Truck Expenses (Vehículos)

Dos métodos: (a) standard mileage rate — para 2026 es aproximadamente $0.70/milla, multiplicas las millas de negocio por ese número; o (b) actual expenses — gasolina, insurance, depreciación, mantenimiento, prorrateado por el % de uso comercial. Solo eliges UN método y en el primer año que uses el vehículo. Mercedes usa app para trackear millas — sin log, el IRS puede rechazar la deducción entera.

Línea 10 · Commissions and Fees (Comisiones)

Comisiones a comisionistas, referidos pagados, fees de intermediarios, payment processing fees (Stripe, Square, PayPal — la parte que te cobran ellos). También honorarios de plataformas tipo Uber Eats, DoorDash, Etsy que te retienen su cut.

Línea 11 · Contract Labor (Trabajo por contrato)

Pagos a subcontratistas / freelancers que no son empleados. Diseñador que te hizo el logo, contadora que te cierra el mes, plomero que arregló el fregadero del restaurante, community manager freelance. Si pagaste más de $600 a alguien en el año, tienes que emitirle Form 1099-NEC en enero.

Línea 12 · Depletion

Solo aplica a negocios que extraen recursos naturales (minería, petróleo, madera). La mayoría de PYMEs urbanas dejan esto en blanco.

Línea 13 · Depreciation (Depreciación)

Cuando compras algo que dura más de un año (computadora, cocina industrial, camioneta, mobiliario), no lo deduces todo de golpe: lo deprecias en varios años según reglas del IRS. Con la Section 179 deduction puedes deducir hasta $1,220,000 (2026) el mismo año de la compra para equipos usados 100% en el negocio. La bonus depreciation también aplica pero está en phase-down (60% en 2026).

Línea 14 · Employee Benefit Programs (Beneficios a empleados)

Seguro médico de empleados, retirement plans (401k match, SEP-IRA employer contributions), reimbursements de gimnasio, education assistance. Excluye contribuciones al plan personal del owner — esas van en el Form 1040 directamente.

Línea 15 · Insurance (other than health) — Seguros

General liability, workers comp, seguro comercial del local, seguro del inventario, cyber liability, seguro de vehículos comerciales. Excluye: seguro médico del owner (va en el 1040), seguro de tu casa personal.

Línea 16 · Interest — Intereses

Intereses de préstamos comerciales, línea de crédito del negocio, financiamiento de equipos, intereses de tarjeta de crédito usada exclusivamente para el negocio. El capital principal no se deduce, solo el interés. Si la tarjeta la usas mixta (personal + negocio), solo deduces el % correspondiente a compras del negocio.

Línea 17 · Legal and Professional Services

Honorarios de tu CPA, abogado corporativo, consultores de negocio, servicios de contabilidad como Fyxi, herramientas SaaS de finanzas. También honorarios de trademark, formación de la LLC, filing fees anuales que pagas al state.

Línea 18 · Office Expense (Gastos de oficina)

Insumos: papel, tinta de impresora, carpetas, sellos, cartuchos, plumas, sobres, papel higiénico del baño del local. No confundir con Supplies (línea 22) que es para insumos de producción. Y no confundir con Utilities (línea 25) que es luz/gas/agua.

Línea 19 · Pension and Profit-Sharing Plans

Contribuciones que el negocio hace a planes de pensión de empleados: 401(k), SIMPLE IRA, defined benefit plans. Excluye contribuciones personales del owner.

Línea 20 · Rent or Lease

• 20a Vehicles/machinery/equipment: alquiler de camión de reparto, leasing de un scanner de códigos, alquiler de una máquina de café industrial.
• 20b Other business property: alquiler del local comercial, alquiler de bodega, alquiler de coworking, alquiler de food-truck spot.

Línea 21 · Repairs and Maintenance

Reparaciones que mantienen el activo funcionando (no lo mejoran significativamente). Fix del refrigerador, service del auto comercial, plomero, pintar el local. Si es una mejora sustancial (agregas un cuarto al local, reemplazas el techo entero), va a depreciación, no acá.

Línea 22 · Supplies (Insumos de producción)

Insumos que se consumen produciendo lo que vendes. Para un restaurante: ingredientes que compraste ese mes (aunque el COGS oficial va a otra parte del Schedule C — parte III). Para un contratista: materiales pequeños que no se inventarian. Para un salón de belleza: shampoos, tinturas, guantes descartables.

Línea 23 · Taxes and Licenses

Business licenses del condado, seller's permit, professional licenses, real estate taxes del local comercial, payroll taxes que pagó el empleador (la parte del employer del FICA, FUTA, SUTA), franchise tax del state.

Línea 24 · Travel and Meals

• 24a Travel: vuelos, hoteles, alquiler de auto para viajes de negocio. 100% deducible si es business-only.
• 24b Deductible meals: comidas con clientes o mientras viajas por trabajo. Regla general: 50% deducible. Guarda el recibo y anota qué cliente / propósito.

Línea 25 · Utilities

Electricidad, gas, agua, internet, teléfono de línea del negocio. Si es tu casa (home office), va prorrateado por el % que representa el office del total de la casa.

Línea 26 · Wages (Salarios)

Solo salarios pagados a empleados W-2. Los subcontratistas 1099 van en Línea 11 (Contract Labor). Los owner draws NO son salarios y NO son deducibles — son distribuciones del profit, no un gasto.

Línea 27a · Other Expenses (Otros gastos)

Categoría comodín para gastos legítimos que no caen en las anteriores. Se listan uno por uno en la Parte V del Schedule C. Ejemplos típicos: cuotas de asociaciones profesionales, subscripciones a software SaaS, capacitación / cursos online, viáticos de empleados, seguros no cubiertos arriba.

Casos especiales frecuentes

Home office deduction

Si trabajas desde casa de forma regular y exclusiva para el negocio, puedes deducir un porcentaje de tus gastos del hogar (renta, hipoteca interest, utilities, insurance, mantenimiento). Dos métodos: simplified ($5/sqft hasta 300 sqft = $1,500 max) o actual expenses. Ver nuestra guía completa de home office.

Celular personal usado para negocio

Deduces el porcentaje de uso comercial. Ejemplo: 60% del uso es business → deduces 60% del bill mensual + 60% del costo del equipo (o depreciación).

Comidas del staff en el local

Si un restaurante da comida a empleados como parte del turno, es 100% deducible como "meals furnished for the convenience of the employer". La deducción del 50% aplica solo a meals con clientes o durante viajes.

3 principios que valen más que cualquier lista

1. Separa totalmente lo personal de lo comercial. Una tarjeta del negocio + cuenta bancaria del negocio, y el resto es tuyo. Esta sola disciplina te ahorra 80% de los dolores al armar el Schedule C.
2. Documenta el propósito cuando no sea obvio. En la app o en el recibo escribe: "almuerzo con cliente ACME, discusión de contrato Q3". En una auditoría 3 años después, tu memoria no es fiable.
3. Cuando dudes de una categoría, elige la más razonable y úsala consistentemente. Al IRS no le importa si "Zoom" va en Office Expense o en Other Expenses — le importa que no cambies de categoría cada trimestre para el mismo gasto.

¿Tienes un gasto raro que no sabes en qué categoría va? Escríbenos a support@fyxi.ai con el detalle y te decimos dónde reportarlo.