Cómo obtener un EIN del IRS paso a paso (con o sin SSN, 2026)

Si abriste (o vas a abrir) un negocio en Estados Unidos —una LLC, corporación, o incluso siendo sole proprietor con empleados— vas a necesitar un EIN (Employer Identification Number). Es el número de identificación fiscal de tu negocio ante el IRS, el equivalente al SSN pero para empresas.

La buena noticia: obtener el EIN es gratis. La mala: si buscas en Google, la mayoría de los primeros resultados son sitios que cobran $50-$300 por "ayudarte" a llenar un formulario que haces en 10 minutos tú mismo. En esta guía te muestro cómo hacerlo directo con el IRS, en los 4 escenarios posibles.

¿Qué es exactamente el EIN y cuándo lo necesitas?

El EIN es un número de 9 dígitos con el formato XX-XXXXXXX (por ejemplo 42-4281868). El IRS lo asigna una sola vez a tu negocio y no expira nunca. Te va a servir para:

• Abrir cuenta bancaria empresarial — todos los bancos (Mercury, Chase Business, Bank of America) piden EIN para separar tu plata personal de la del negocio.
• Contratar empleados — no puedes emitir W-2 ni pagar payroll taxes sin EIN.
• Presentar impuestos como corporación o partnership (Form 1120, 1120-S, 1065).
• Recibir Form 1099-NEC de otros negocios que te contrataron.
• Aplicar a licencias comerciales — sales tax permit, seller's permit, licencias del condado.
• Conectarte con procesadores de pagos — Stripe, Square, PayPal Business.

Como sole proprietor sin empleados puedes usar tu SSN en lugar del EIN para casi todo — pero es mala idea. Cada W-9 que firmas con un cliente termina exponiendo tu SSN. Sacar el EIN es gratis, tarda 10 minutos, y te ahorra ese riesgo.

Escenario 1: tienes SSN — hazlo online (10 minutos)

Este es el camino más rápido. Solo funciona si:

• El "responsible party" del negocio (típicamente el owner) tiene un SSN o ITIN válido.
• El negocio está registrado en Estados Unidos, Puerto Rico o alguno de los territorios.
• Haces el trámite lunes a viernes entre 7am y 10pm hora del Este (el sistema del IRS está cerrado fuera de ese horario, sin excepción).

Pasos:

1. Ve a irs.gov/ein y haz click en "Apply for an EIN Online".
2. Empiezas con "Begin Application". Elige la estructura de tu negocio: Sole Proprietor, LLC, Corporation, Partnership, etc.
3. Si es LLC, te va a preguntar cuántos miembros (owners) tiene y en qué estado se formó.
4. Ingresa tus datos como responsible party: nombre completo, SSN o ITIN, dirección.
5. Datos del negocio: nombre legal (LLC name), doing business as (opcional), dirección física del negocio (puede ser tu casa), fecha de inicio, industria.
6. Elige cómo quieres recibir la confirmación: PDF descargable en pantalla (recomendado) o por correo.
7. El sistema te muestra el EIN en pantalla. Guarda el PDF Form CP-575 inmediatamente — el IRS no te lo vuelve a mandar por email.

Escenario 2: NO tienes SSN ni ITIN — usa el Form SS-4 por fax o correo

El sistema online del IRS pide SSN o ITIN. Si eres un empresario internacional (por ejemplo, formaste una LLC en Delaware desde otro país), tienes que hacerlo con el Form SS-4 en papel. Es más lento pero funciona y no cuesta nada.

Pasos:

1. Descarga el Form SS-4 de irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf. También te conviene bajarte las instrucciones (Form SS-4 Instructions).
2. Llénalo con los datos de tu negocio. En la línea 7b (SSN, ITIN o EIN del responsible party), pon "Foreign".
3. En la parte de abajo firma el formulario y agrega tu teléfono internacional.
4. Mándalo por fax al +1 (855) 641-6935 (si estás fuera de US). Si prefieres correo, la dirección es:
   Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999.
5. El IRS te devuelve el EIN por fax en 4 días hábiles o por correo en 4-6 semanas. Por eso conviene fax.

Escenario 3: tienes SSN pero prefieres papel

Puedes hacerlo también con el Form SS-4 por fax dentro de US (el número doméstico es +1 (855) 641-6935 — el mismo que el internacional) o por correo a la dirección del state que corresponda (ver instrucciones del SS-4, página 3). Tarda más que online. Solo tiene sentido si por alguna razón el sistema online no te acepta.

Escenario 4: tercer país, sin ITIN, negocio en US

Este es el caso de muchos emprendedores hispanos que forman LLC en Delaware o Wyoming sin residir en EE.UU. La ruta es el Form SS-4 por fax, marcando "Foreign" en el campo de SSN/ITIN, tal como en el escenario 2. Te lo confirmo por experiencia propia — así lo hice para Fyxi LLC.

Errores comunes al pedir el EIN

1. Poner el nombre del "negocio" equivocado

El "Legal Name" tiene que ser exactamente como aparece en tus Articles of Organization / Incorporation. Si tu LLC se llama "Sabor Latino LLC", pon eso — no "Sabor Latino Restaurant". Cualquier discrepancia genera problemas para abrir cuenta bancaria después.

2. Elegir mal la estructura

Si formaste una single-member LLC, en el SS-4 eliges "Sole Proprietor" para propósitos de tax (a menos que hayas hecho el S-Corp election con el Form 2553). El IRS trata a la single-member LLC como "disregarded entity" por default. Si eres multi-member LLC, eliges "Partnership".

3. Perder el Form CP-575

La confirmación oficial del EIN es un PDF de una página llamado CP-575. Guárdalo en 3 lugares: nube, disco local y una impresión física. Es lo que te van a pedir los bancos, procesadores de pago y clientes grandes. Si lo pierdes, tienes que llamar al IRS y pedir el Form 147C como reemplazo (tarda 2-3 semanas).

4. Aplicar antes de tener la LLC formada

Puedes pedir EIN antes de tener la LLC oficialmente registrada, pero es problemático: el IRS asigna el EIN al nombre exacto que le pasas, y después el estado puede aprobarte con un nombre ligeramente distinto (por conflicto con otro negocio). Lo prudente es primero registrar la LLC en tu estado, esperar el certificado, y después pedir el EIN.

Después de tener el EIN, ¿qué haces?

• Abre cuenta bancaria empresarial. Nunca mezcles plata personal con la del negocio. Recomendaciones: Mercury (100% online, sin comisiones, hispanic-friendly), Chase Business, Bank of America Small Business.
• Aplica a las licencias que necesita tu industria (sales tax permit, business license del condado, etc.).
• Conecta procesadores de pago (Stripe, Square) con el EIN.
• Empieza a llevar libros desde el día 1. Cada recibo, cada venta, cada cargo bancario. Al llegar tax time, el CPA (o tú con software tipo Fyxi) va a agradecerte.

Preguntas rápidas

¿Cuánto tarda el EIN online? — 10 minutos si tienes SSN. El PDF te lo dan en pantalla al final.

¿Cuánto tarda por fax (sin SSN)? — 4 días hábiles si mandas dentro del horario laboral del IRS. Por correo, 4-6 semanas.

¿Puedo pedir dos EIN? — Uno por día por responsible party. Si tienes 3 LLCs, haz 3 aplicaciones en 3 días distintos.

¿El EIN expira? — No. Es de por vida. Pero si cierras el negocio, tienes que "desactivar" el EIN mandando una carta al IRS explicando que cesó operaciones.

¿Puedo cambiar el nombre de mi negocio y mantener el EIN? — Sí. Notificas al IRS del cambio de nombre en el próximo tax return (marcando la casilla "name change"). No pides EIN nuevo.

¿Necesito EIN si soy freelance sin LLC? — No es obligatorio, pero es recomendable para no dar tu SSN en cada W-9. Pídelo como sole proprietor.

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