Sales tax en Texas para pequeños negocios: todo lo que tenés que saber

Texas es uno de los estados con más PYMEs hispanas de EE.UU. — Houston, Dallas, San Antonio, El Paso, McAllen tienen ecosistemas enormes de negocios latinos. Pero el sales tax texano tiene sus reglas propias y equivocarse cuesta caro: multas de hasta 50% del monto no cobrado + interés.

Este article te da lo esencial: qué se cobra, qué no, cómo obtener el permit, y cómo presentar el filing sin errores.

Lo básico: Texas sí cobra sales tax

Texas no cobra state income tax (por eso muchos negocios se mudan acá), pero sí cobra sales tax. La tasa base del state es 6.25%, y las ciudades/counties/districts pueden agregar hasta 2% adicional — total combinado máximo: 8.25%.

• Houston: 8.25% (6.25% state + 2% city/MTA)
• Dallas: 8.25%
• San Antonio: 8.25%
• Austin: 8.25%
• El Paso: 8.25%
• McAllen: 8.25%
• Zonas rurales: 6.25% - 7.25%

¿Qué está sujeto a sales tax en Texas?

La regla general: bienes tangibles personales están gravados; servicios generalmente NO, salvo excepciones específicas.

SÍ cobrás sales tax si vendés:

• Comida preparada en restaurante (comida caliente, en menos que 2 partes que no requieran cocción)
• Bebidas alcohólicas (con permit adicional TABC)
• Bebidas azucaradas listas para tomar (sodas, jugos empaquetados)
• Ropa (todos los precios, sin exención)
• Muebles, electrónica, autos, joyería
• Software as a Service (SaaS) — Texas grava el 80% del precio SaaS
• Renta de equipos, alquiler de vehículos por <30 días

NO cobrás sales tax si vendés:

• Comida "grocery" (frutas, verduras, carnes crudas, lácteos, pan) — exenta
• Servicios profesionales (abogado, contador, doctor, consultor)
• Servicios personales (peluquería, tatuaje sin producto)
• Medicamentos recetados
• Ventas a otras empresas con resale certificate válido
• Ventas para exportación fuera de EE.UU.

Ejemplos concretos por tipo de negocio

Taquería:

• Tacos, burritos, quesadillas (comida preparada) → cobrás sales tax
• Bolsa de tortillas cerrada para llevar → NO cobrás (es grocery)
• Refresco de lata → cobrás
• Agua embotellada natural → NO cobrás (grocery)

Tienda de ropa hispana:

• Todos los items → cobrás sales tax
• Excepción: ventas <$100 durante Tax-Free Weekend (agosto) para back-to-school

Salón de belleza:

• Corte de pelo, coloración (servicio) → NO cobrás sales tax
• Champú vendido al cliente (producto) → SÍ cobrás

Contratista de construcción:

• Trabajo de construcción (labor) → depende del tipo de contrato
• Materiales vendidos al cliente → SÍ cobrás
• Trabajo en propiedad residencial vs comercial tiene reglas distintas — consultá con CPA

Cómo obtener el Sales Tax Permit

Antes de cobrar sales tax, tenés que registrarte. Es gratis y online:

1. Andá a comptroller.texas.gov/taxes/permit
2. Registrate en eSystems con tu email business
3. Llenás la aplicación con datos de tu LLC (EIN, dirección, actividad principal)
4. Recibís el permit por correo en 2-4 semanas
5. Podés empezar a cobrar sales tax inmediatamente después de aplicar (no hace falta esperar el permit físico)

Cómo presentar el filing (return)

El filing puede ser mensual, trimestral o anual, según tu volumen:

• Mensual: si cobrás más de $500/mes en sales tax
• Trimestral: $500-$1,500 por trimestre
• Anual: menos de $1,000/año en sales tax cobrado

Deadline: 20 del mes siguiente al período. Ej. filing de septiembre 2026 vence 20 de octubre.

Se presenta online vía eSystems del Comptroller. Reportás:

1. Total gross sales del período
2. Ventas exentas (grocery, resale, etc.)
3. Taxable sales (gross - exentas)
4. Sales tax cobrado
5. Pagás electrónicamente con ACH

Timely Filing Discount

Texas te premia por presentar a tiempo. Si filás antes del deadline, te descuentan 0.5% del sales tax debido. Puede parecer poco pero en volúmenes grandes suma:

• $10,000 sales tax → descuento $50
• $100,000 sales tax → descuento $500

Si prepagás (pagando antes del deadline con estimado), agregas otro 1.25% de discount. Total posible: 1.75%. Vale la pena si tu volumen es alto.

Multas por errores o retraso

• Filing tarde: $50 de fee mínimo o 5% del tax debido (el mayor).
• Pago tarde: 5% del tax por el primer 30 días + 5% adicional si pasa 30 días + interés.
• No filar durante 3+ períodos: el Comptroller puede revocar tu permit y cerrar tu negocio.
• Fraude intencional: hasta 50% de multa + criminal charges.

Resale Certificates: cómo no pagar sales tax al comprar

Si tenés restaurante y comprás carne de un mayorista, NO deberías pagar sales tax en esa compra (vos vas a cobrar el sales tax al cliente final). Para eso, das al mayorista un Texas Resale Certificate (Form 01-339).

Válido para: mercadería que vas a revender, materiales que van al producto final, servicios que se incorporan al bien final.

NO válido para: equipos (freezer, cocina, muebles), suministros consumidos internamente (bolsas de basura, productos de limpieza).

Origen vs Destino: qué tasa cobrás

Texas es origin-based para ventas dentro del state — cobrás la tasa de tu ubicación, no la del cliente.

Excepción: si vendés online a clientes de otros estados donde tenés nexus económico(típicamente >$100K/año O >200 transacciones), tenés que registrarte y cobrar en cada state destino. Este es un tema complejo — si vendés online a nivel nacional, contratá CPA especializado.

Casos especiales: comida preparada

Un restaurante mexicano vende TODO lo que sirve como taxable. Pero un mercado hispano tiene mix:

• Rotisería con pollo asado listo: taxable (comida preparada)
• Pollo crudo empaquetado: NO taxable (grocery)
• Ensalada preparada al gusto: taxable
• Ensalada en bolsa cerrada: NO taxable
• Tamales calentados en microondas: taxable
• Tamales fríos para llevar y calentar en casa: NO taxable

Preguntas frecuentes

¿Puedo absorber el sales tax en el precio en vez de cobrarlo aparte? Sí. Podés decir "todos los precios incluyen sales tax" y calcular hacia atrás. Es común en food trucks. Solo tenés que reportar y pagar igual.

¿Qué pasa si un cliente reclama que no debería pagar sales tax? Si tiene un resale certificate válido, no cobrás. Si dice ser tax-exempt (organización 501c3, entidad de gobierno), pedile el Texas Sales and Use Tax Exemption Certificate.

¿Cómo pruebo que estoy cobrando bien? Guardá TODOS los tickets del POS con sales tax discriminado. En una auditoría, el Comptroller pide 4 años atrás de tickets.

¿Tengo que cobrar sales tax en propinas? NO. Las propinas voluntarias son exentas. Las propinas automáticas (auto-gratuity ≥18% para grupos grandes) SÍ son taxable en Texas.