Cómo llenar el Schedule C paso a paso (guía completa 2026)

Si tenés un negocio propio en Estados Unidos —restaurante, food truck, tienda, freelance, contratista— y lo declarás como sole proprietor o single-member LLC, el Schedule C es el formulario que te define frente al IRS. Es donde reportás cuánto ganó tu negocio, qué gastos tuvo, y sobre qué monto pagás impuestos federales.

Esta guía es para dueños de negocio que quieren entender qué firman antes de dárselo al CPA — o para los que se animan a hacerlo solos porque el negocio es simple. No reemplaza a un contador, pero sí te ayuda a llegar a la reunión con tu CPA preparado (y con menos preguntas).

Qué es el Schedule C y quién lo tiene que llenar

El Schedule C (nombre completo: Profit or Loss from Business — Sole Proprietorship) es un anexo del Form 1040 (tu declaración personal anual). Reporta la ganancia o pérdida neta de tu negocio durante el año fiscal.

Tenés que llenar Schedule C si:

• Sos sole proprietor (dueño único sin LLC ni corporation).
• Tenés una single-member LLC que no eligió tributar como corporation (default = disregarded entity, reporta en Schedule C).
• Sos independent contractor o freelancer que recibió Form 1099-NEC del año pasado.
• Tenés ingresos por gig work (Uber, Lyft, DoorDash, Rover, TaskRabbit).

NO llenás Schedule C si:

• Tenés multi-member LLC (usás Form 1065 + Schedule K-1).
• Elegiste S-Corp election con Form 2553 (usás Form 1120-S).
• Tenés una C-Corporation (usás Form 1120).
• Tus ingresos del negocio son solo por hobby, no con intención de ganancia (usás Line 8j "Other Income" del 1040).

Cuándo se presenta y dónde va

El Schedule C se presenta junto con el Form 1040 antes del 15 de abril de cada año (o el 15 de octubre si pediste extensión con Form 4868). No es un formulario separado — es un anexo. Se manda a la misma dirección del IRS que tu 1040, según el estado donde vivís.

Si tu negocio arrancó a mitad de año (ej. julio 2026), reportás desde el día 1 de actividad hasta el 31 de diciembre. Si tuviste pérdida neta (gastos mayor a ingresos), reducís tu ingreso taxable personal — es una de las ventajas de reportar como sole proprietor.

Estructura del Schedule C (5 partes)

El formulario tiene 5 partes principales. Te las cuento con el foco de un dueño de negocio real, no en el jargon del IRS:

1. Part I — Income: cuánto vendiste (gross receipts) y qué te queda después de devoluciones y cost of goods sold (COGS).
2. Part II — Expenses: tus gastos deducibles del año, distribuidos en 24 categorías del IRS.
3. Part III — Cost of Goods Sold: solo si vendés productos físicos. Cálculo detallado del COGS.
4. Part IV — Vehicle Expenses: solo si usás tu auto para el negocio (repartos, visitas a clientes, etc.).
5. Part V — Other Expenses: gastos que no encajan en las 24 categorías de Part II (ej. permisos municipales, seguro cyber, etc.).

Part I: Income — dónde va la plata que entra

Las líneas más importantes:

• Line 1 — Gross receipts or sales: el total de ventas del año, ANTES de restar impuestos que cobrás al cliente (sales tax) o devoluciones.
• Line 2 — Returns and allowances: devoluciones de clientes y descuentos post-venta.
• Line 3 — Line 1 menos Line 2 (subtotal).
• Line 4 — Cost of goods sold: viene calculado desde Part III. Solo aplica si vendés productos.
• Line 5 — Gross profit: Line 3 menos Line 4.
• Line 6 — Other income: intereses de cuenta business, rebates de proveedores, chatarra vendida, etc.
• Line 7 — Gross income: Line 5 más Line 6. Esta es la línea que le pasás a Part II.

Part II: Expenses — dónde va la plata que sale

Acá está el 80% del trabajo. El Schedule C te da 24 categorías de gastos deducibles. Voy a listarlas en el orden del formulario, con qué tipo de gasto va en cada una:

• Line 8 — Advertising: Meta Ads, Google Ads, flyers, cartelería, radio, promociones. Todo lo que hacés para atraer clientes.
• Line 9 — Car and truck expenses: gasolina, mantenimiento, seguro, depreciación si usás el vehículo para el negocio. Se calcula en Part IV.
• Line 10 — Commissions and fees: comisiones que le pagás a vendedores, referrals, brokers.
• Line 11 — Contract labor: pagos a independent contractors (los que reciben Form 1099-NEC).
• Line 12 — Depletion: aplicable solo a industrias extractivas (minería, petróleo). Ignoralo.
• Line 13 — Depreciation: equipos, muebles, computadoras que se deprecian con el tiempo. Se calcula con Form 4562.
• Line 14 — Employee benefit programs: health insurance, retirement plans que ofreces a EMPLEADOS (no a vos como owner).
• Line 15 — Insurance (other than health): general liability, property insurance, workers' comp, professional liability.
• Line 16a/16b — Interest: intereses de préstamos business (16a mortgage, 16b other).
• Line 17 — Legal and professional services: honorarios de abogado, CPA, consultores.
• Line 18 — Office expense: suministros de oficina no depreciables (papel, tóner, plumas).
• Line 19 — Pension and profit-sharing plans: aportes a planes de retiro de empleados.
• Line 20a/20b — Rent: alquiler de vehículos/equipos (20a) o del local (20b).
• Line 21 — Repairs and maintenance: reparaciones que MANTIENEN el equipo/local (no mejoras).
• Line 22 — Supplies: insumos que se consumen en la operación (servilletas del restaurante, bolsas, uniformes).
• Line 23 — Taxes and licenses: permisos municipales, business license, franchise tax de tu state, property tax del local.
• Line 24a — Travel: viajes de negocio (avión, hotel, uber en la ciudad de destino).
• Line 24b — Meals: comidas con clientes o durante viajes de negocio. Solo el 50% es deducible.
• Line 25 — Utilities: electricidad, gas, agua, internet, teléfono comercial.
• Line 26 — Wages: salarios pagados a empleados (los que reciben W-2).
• Line 27a — Other expenses: viene calculado desde Part V. Todo lo que no encaja arriba.

Ejemplo real: taquería de Miami, año 2026

Para que se entienda concreto, veamos un caso hipotético:

El negocio: María abrió "Taquería El Norte" en marzo 2026. Es sole proprietor con single-member LLC. Tiene 2 empleados W-2, alquila un local, usa Square como POS.

Números del año (marzo-diciembre):

• Ventas brutas (Line 1): $180,000
• Sales tax cobrado (NO va acá): $15,750 — lo excluye
• Ingredientes comprados (COGS, Part III → Line 4): $54,000
• Rent local (Line 20b): $24,000
• Salarios empleados (Line 26): $38,000
• Utilities (Line 25): $8,400
• Meals con proveedores (Line 24b): $1,200 — solo 50% deducible = $600
• Insurance general (Line 15): $2,400
• Advertising Meta Ads (Line 8): $3,600
• Supplies (servilletas, bolsas, envases, Line 22): $4,800
• Taxes y licenses (Line 23): $800

Cálculo:

• Line 7 (Gross income): $180,000 - $54,000 = $126,000
• Total expenses (Line 28): $24,000 + $38,000 + $8,400 + $600 + $2,400 + $3,600 + $4,800 + $800 = $82,600
• Line 31 (Net profit): $126,000 - $82,600 = $43,400

María declara $43,400 de net profit en Schedule C. Ese número va a su Form 1040 personal como ingreso, y también dispara el Self-Employment Tax (Schedule SE), que es aproximadamente 15.3% de $43,400 = $6,640.

Los 7 errores más comunes (según CPAs que revisamos)

1. Meter el sales tax en Line 1. Como dijimos: el sales tax NO es tu ingreso.
2. Deducir el 100% de meals. El IRS solo permite 50% desde 2018 (TCJA). Si ponés 100%, es red flag para auditoría.
3. Mezclar gastos personales con business. El gym personal, Netflix, cena con amigos NO son deducibles. Si el IRS te audita y ve estos en tu tarjeta business, te sacan TODOS los gastos como sospechosos.
4. No documentar comidas de negocio. Tenés que anotar: fecha, monto, restaurante, con quién comiste, motivo del negocio. Sin esto, el IRS puede rechazar la deducción.
5. Olvidarse de Form 1099-NEC. Si le pagaste más de $600 a un contractor (fotógrafo, freelancer, sub-contratista), tenés que emitirle 1099-NEC antes del 31 de enero. Si no, no podés deducir ese pago.
6. Home office sin cumplir "exclusive use". Solo podés deducir el % de tu casa que uses EXCLUSIVAMENTE para el negocio. Si el escritorio también es donde tus hijos hacen tarea, no cuenta.
7. Vehicle expenses sin mileage log. El IRS puede pedirte el log de millas del año. Sin él, te sacan la deducción entera. Usá una app tipo MileIQ o Everlance.

Home Office Deduction (Line 30 + Form 8829)

Si trabajás desde casa (freelancers, consultores, e-commerce), podés deducir un porcentaje de tu vivienda. Tenés 2 métodos:

Método simplificado: $5 por pie cuadrado, máximo 300 sq ft = $1,500 anual. Rápido, no requiere Form 8829, va directo en Line 30.

Método actual (regular): calculás el % de tu casa usado exclusivamente para business (ej. 200 sq ft de 1000 = 20%), y deducís 20% de rent/mortgage interest, utilities, property tax, insurance, depreciation. Va en Form 8829 → Line 30.

Cuál elegir: si tu home office es chico y no gastás mucho en la casa, usá simplificado. Si tenés casa grande y gastos altos, el método regular da más deducción (pero requiere más papeleo).

Qué pasa si tenés pérdida (Line 31 negativo)

Si tus expenses son mayores que tu income, Line 31 es negativo. Eso reduce tu ingreso personal taxable en Form 1040. Ejemplo: si tu W-2 dice $60,000 y tu Schedule C reporta -$10,000, tributás sobre $50,000.

Ojo con el hobby loss rule: el IRS espera que un negocio tenga ganancia en 3 de los últimos 5 años. Si perdés plata 5 años seguidos, pueden reclasificarlo como "hobby" y negarte las deducciones. Documentá que tenés intención real de ganar plata (business plan, marketing, esfuerzo activo).

Cómo Fyxi te ayuda con Schedule C

Este article se lee lindo pero llenar Schedule C a mano con 300+ recibos del año es un tormento. Fyxi automatiza el 90% del trabajo:

• Cada recibo que subís (foto o WhatsApp) se categoriza automático en una de las 24 líneas del Schedule C.
• El AI CFO detecta gastos mal categorizados y te sugiere corregirlos ANTES de presentar.
• Genera un borrador PDF del Schedule C con tus totales por línea — listo para revisar con tu CPA.
• Alerta si algún gasto se ve raro (ej. meals al 100% en vez de 50%, personal vs business mezclados).

Recursos oficiales del IRS

Si querés ir directo a la fuente:

• About Schedule C (Form 1040) — página oficial del IRS
• Instructions for Schedule C (PDF oficial, 20 páginas)
• Publication 535 — Business Expenses (guía completa de deducciones)

Preguntas frecuentes

¿Puedo llenar Schedule C sin CPA? Sí, si tu negocio es simple (pocos gastos, un tipo de ingreso, sin empleados). Si tenés empleados W-2, inventory complejo, o multi-state, contratá CPA.

¿Cuánto sale un CPA para Schedule C?Rango típico: $300-800 por Schedule C simple, $800-2000 si tiene complejidad. Vale la pena si tu ingreso es >$50K/año.

¿Qué pasa si me olvidé de reportar un gasto del año pasado? Podés presentar Form 1040-X (amended return) hasta 3 años después. No es raro — muchos dueños arman esto en abril y encuentran gastos olvidados en junio.

¿Cuánto pago de tax sobre mi Schedule C net profit? Dos cosas: (1) Federal income tax según tu bracket personal (10-37%), y (2) Self-employment tax de 15.3% sobre los primeros $168,600 en 2026. Como regla rápida: guardá 25-30% de tu net profit para taxes.

¿El State también me cobra? Depende. California, Nueva York, Illinois cobran state income tax adicional (5-13%). Texas, Florida, Tennessee, Washington no cobran. Chequeá tu state.

Última actualización: julio 2026. Este article se actualiza cuando cambian las reglas del IRS o los thresholds anuales. Si detectás algo desactualizado, escribinos a support@fyxi.ai.