Form 1099-NEC: cuándo tenés que mandarlo y cómo

Si tenés negocio en Estados Unidos y contratás freelancers, fotógrafos, sub-contratistas, DJ para tu evento, o cualquier independent contractor, hay grandes chances de que tengas que emitirle un Form 1099-NEC.

No es opcional: si le pagaste más de $600 en el año y no le mandás el 1099-NEC, no podés deducir ese gasto en tu Schedule C. Y si el IRS lo detecta después, la multa va de $60 a $310 por formulario.

¿Qué es el Form 1099-NEC?

NEC significa Non-Employee Compensation. Es el formulario que le informa al IRS que le pagaste plata a alguien que NO es tu empleado (no tiene W-2 tuyo). Reemplazó al Box 7 del viejo Form 1099-MISC en 2020.

El 1099-NEC tiene 2 propósitos:

1. Le dice al IRS "yo le pagué $X a fulano" — así el IRS puede matchear que fulano lo reporte como ingreso.
2. Le confirma a fulano el monto exacto que recibió, para que lo incluya en su Schedule C.

¿Cuándo tenés que emitirlo?

Todas estas condiciones tienen que cumplirse SÍ o SÍ:

1. Le pagaste a un individual, sole prop, partnership, o single-member LLC (NO a una C-Corp o S-Corp — hay excepciones abajo).
2. El pago fue por servicios (no por productos físicos comprados).
3. El monto total en el año fiscal fue ≥ $600 (agregado — no por pago individual).
4. Pagaste con cash, cheque, ACH transfer, wire, o Zelle.

Ejemplos concretos

SÍ tenés que emitir 1099-NEC:

• Fotógrafo de tu restaurante — le pagaste $800 en efectivo
• Freelancer diseñador de tu logo — $1,200 vía transferencia
• Sub-contratista plomero para reparaciones del local — $2,500 por Zelle
• Consultor de marketing que trabajó 3 meses — $6,000 con cheque
• Contador que hizo tu Schedule C (persona física, no firma) — $900

NO tenés que emitir 1099-NEC:

• Pagaste al mismo fotógrafo pero con tarjeta de crédito Chase Business
• Contratás una LLC/Corp para diseño (fuera de excepciones)
• Empleado con W-2 (usás Form W-2, no 1099)
• Comprás mercadería a un mayorista (bienes, no servicios)
• Rent del local pagado a landlord persona física (usás 1099-MISC Box 1, no NEC)
• Pagos por menos de $600 total en el año

Deadlines críticos

• 31 de enero: deadline para enviar 1099-NEC al contractor Y al IRS. Ambos.
• Sin extension automática como con otros forms — hay que pedir extension con Form 8809 antes del deadline (rara vez se aprueba).

Multas por no cumplir

Según cuánto te tardes:

• Filed ≤ 30 días tarde: $60 por form
• 31 días - 1 agosto: $130 por form
• Después del 1 de agosto o no filed: $330 por form
• Willful neglect (intencional): $680 por form + fraude criminal

Además: si no emitís el 1099-NEC, el IRS puede rechazar tu deducción del gasto en Schedule C. Un contractor de $10,000 no reportado = deducción perdida = ~$3,000 más de impuestos.

Cómo emitir 1099-NEC paso a paso

Paso 1: Coleccionar Form W-9 de cada contractor

ANTES de pagarle a alguien la primera vez, pedile que llene Form W-9. Ahí te da su:

• Nombre legal completo
• SSN o EIN
• Tipo de entidad (individual, sole prop, LLC, Corp)
• Dirección
• Certificación de que no está sujeto a backup withholding

Sin W-9 firmado, tenés que hacer "backup withholding" del 24% de cada pago y depositarlo al IRS. Es un desastre operativo. Siempre pedí W-9 primero.

Paso 2: Preparar el formulario

Podés hacerlo de 3 formas:

1. IRIS (IRS gratis online): iris.gov/apply— creás una cuenta, cargás cada 1099-NEC, se envía al IRS y al contractor. Gratis.
2. Service pago: Track1099, Tax1099, efile4Biz — cobran $2-5 por formulario. Automatizan todo.
3. Papel: comprás forms oficiales en Staples (los rojos), llenás a mano, y mandás al IRS por correo. NO SE PUEDE bajar del PDF y imprimir — el IRS requiere el papel específico rojo.

Paso 3: Enviar copias correctas

Cada 1099-NEC tiene 4 copias:

• Copy A: va al IRS (roja, o electrónico vía IRIS)
• Copy 1: va al State (si tu state pide 1099 filing — verificá)
• Copy B: va al contractor (para su tax return)
• Copy 2: va al contractor (para su state tax return, si aplica)
• Copy C: quedate vos (records)

Diferencia con W-2 (empleado)

Se puede confundir cuándo alguien es "employee" vs "contractor". Estas son las señales:

Empleado (W-2):

• Vos controlás CUÁNDO y CÓMO hace el trabajo
• Le pagás en base a horas
• Usa equipamiento tuyo
• Trabaja regularmente para vos
• Tiene beneficios (health, PTO)

Contractor (1099-NEC):

• Controla su propio schedule
• Le pagás por proyecto o entregable
• Usa su propio equipamiento
• Tiene otros clientes además de vos
• Sin beneficios

Cambios recientes que tenés que saber

• 2020: 1099-NEC volvió a existir (antes era Box 7 del 1099-MISC)
• 2024: IRS introdujo IRIS para e-filing gratis
• 2025: reducción del 1099-K threshold de $20K/200 tx a $2,500 (afecta a plataformas, no directamente a vos)
• 2026 (rumor): propuesta de subir 1099-NEC threshold de $600 a $2,500. Todavía NO aprobado. Seguí en $600 para 2026 filings.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si me olvidé de mandar 1099-NEC del año pasado? Mandalo YA con Form 1099-NEC + Form 1096 (transmittal). Pagás la multa aplicable. Mejor mandarlo tarde que no mandarlo — la multa es menor y protege tu deducción.

¿Puedo emitir 1099-NEC a alguien fuera de EE.UU.? No con 1099-NEC. Para pagos a foreign persons/entities usás Form 1042-S con withholding del 30% (o menor si hay tratado bilateral).

¿Y si el contractor no me da W-9? Empezá backup withholding 24% inmediatamente. Retené ese 24% de cada pago y depositalo al IRS con Form 945. Muy engorroso — mejor conseguir el W-9.

¿Tengo que dar 1099-NEC al mesero del restaurante donde comí con un cliente? No. Meseros son empleados del restaurante, no tuyos. Tampoco al Uber driver, hotel staff, etc.

¿Puedo darle 1099-NEC a mi hijo adolescente que trabaja en el negocio? Depende. Si hace trabajo real (no ficticio), y es contractor genuino (no empleado), sí. Pero si es empleado disfrazado, el IRS puede recategorizarlo. Menores de 18 hijos de dueños de sole prop están exentos de FICA — es más fácil pagarles como W-2 empleado directamente.